いつでもどこでも確認できる!便利なファイル・PDFの秘密

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PDFファイルのデータをご覧になったことがありますか?

近年、カタログ情報や、印刷物の冊子のデータ、ちょっとした文書などをPDF形式のファイルで閲覧できることが大変増えてきました。

印刷の業界でも、PDF形式での入稿が主流となってきました。このPDFファイルは、特定の環境に依存することなく、ファイルを閲覧できるので、大変重宝されています。ただし、印刷で使用するにはいくつかの注意点も必要なのです。

今回は、このPDFファイルについてご説明します。

PDFは、アドビシステムズが開発した、OS、ソフトウェア、ハードウェアに依存せず、文書を表示、交換に使用されるファイル形式です。国際標準化機構(ISO)で管理されているオープンスタンダードのひとつとなっています。

1993年に発表されたAdobe Acrobatで初めて採用されたファイル形式で、Adobe Acrobatでは、PDFファイルの変換、加工、編集などが行うことができます。このソフトウェアは有料となりますが、無償でPDFファイルに変換するソフトウェアも提供されています。

無償でPDFファイルに変換・閲覧するソフトウェアとして、「Adobe Acrobat Reader」があります。そのほかにも、他社からもPDF閲覧ソフトウェアは登場していますので、現在は多くのパソコン・スマートフォンから閲覧することが可能です。

PDFファイルが登場するまでは、ファイルはそのソフトウェアやOSに依存していました。そのため、たとえばウィンドウズのワード2010で作成されたデータを、ワード2010が入っていないマックで閲覧することはできませんでした。同じワードであっても、バージョンが違えば、閲覧が出来なかったり、レイアウトが崩れたりしたものです。

しかし、PDFファイルの登場により、ワード2010で作成したデータをPDF形式で保存すれば、ワードの入っていないマックであろうと、ワード2007しか入っていないウィンドウズであろうと、はたまたスマートフォンでも、ワード2010で作成されたレイアウトを崩すことなく、同じように閲覧することが可能になったのです。

印刷の世界でも、PDFを使用して印刷用の出力(CTP及びオンデマンド機)をすることが可能となっています。印刷のときにPDF形式で入稿する利点は様々ありますが、主に以下のような点が挙げられています。

・原稿作成方法の使用アプリケーションが広がる点
→通常イラストレータなどで作成する必要がありますが、ワードなどで作成されたデータでも適切なPDFファイルで保存すれば印刷に対応できます。

・必要なファイルは印刷用PDFのみという点。
→画像ファイルも取り込まれた状態になるので、添付し忘れや送付エラーの発生を抑制できます。そのため、入稿時のデータサイズなども抑えることができます。

しかし、印刷用PDFデータの場合は、いくつか注意をしなくてはいけません。PDFデータも作成方法によって、解像度を変更することができます。また、形式も複数あり、印刷用の形式を指定しなくてはいけません。

一般的に、印刷用PDFファイルの場合、PDF/X1-a形式であることが望ましいです。この形式では、画像やフォント、カラーなどの諸設定をある程度制限しており、適切な印刷用データを作成することができます。

大変便利なファイル形式になりますので、データ入稿時には活用してみましょう。