チャレンジ!Microsoft Officeデータでの入稿!

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イラストレーターやフォトショップは持っていないけど、印刷用データを自分で作りたい!

ワードやエクセルで作ったチラシや、名簿、規約などを印刷したい!

という方も多いのではないでしょうか?このような場合、ワードやエクセルで作ったデータは印刷会社に受け入れてもらえないのでしょうか?近年は、印刷会社によっては、対応可能といったところも増えてきました。

実際にデータ入稿で印刷用データを入稿する場合、保存形式は、eps形式、pdf形式などが望ましいとされています。これらは、アドビシステムズのソフトウェアである、イラストレーターや、フォトショップなどでの最適な保存形式となっています。

ワードやエクセル、パワーポイントなどで作成したデータは、印刷会社に対応してくれるかどうか確認する必要があるのです。対応可能と言われた場合は、印刷会社とデータについてよく確認し合うことが大切ですが、基本的な知識をもっていると、その確認はよりスムーズにいくことでしょう。

まず、ワードやエクセル、パワーポイントのデータはRGBで作成されています。カラーの場合、印刷用にデータを変換する際に、CMYKへと色変更されてしまい、その色味は大きく変わってしまいます。

主に、RGBの明るい色味がCMYKに変換されたことによってくすんでしまう等といったことが起こるのです。そのため、あらかじめその点についてある程度の許容範囲を決めておくことが大切でしょう。

また、印刷会社と、クライアントの作業環境が全く同じということはあり得ません。そのため、様々な問題も出てきます。

一番の問題となってくるのは、フォントについてです。イラストレーターと違い、ワードやエクセル、パワーポイントなどMicrosoft Officeでは、フォントのアウトラインを掛けることができません。印刷会社とクライアントで所持しているフォントが異なる場合、フォントが変わった状態で印刷される恐れもあります。

そういった事情のためレイアウトが崩れてしまうこともよくあるのです。そのため、必ず校正作業を行い、フォント、レイアウトがMicrosoft Office製品で作成した時と変化がないかをよく確認しましょう。

また、近年ではPDF形式での入稿が可能となってきており、Microsoft officeソフトでも、PDF形式で出力(保存)することが可能となってきています。正しいPDFの保存方法を実施していれば、その分印刷会社はスムーズな作業を行うことができるでしょう。

例えば、ワード2010でのPDFの保存方法をご紹介します。まず、「ファイル」の「保存と送信」を選んでください。その中のファイルの種類の欄に「PDF/XPFドキュメントの作成」があります。そこをクリックすると、保存先を指定するウィンドウが出ますので、その中の「オプション」を選択してください。

その際、「ISO 19005-1に準拠」「フォントの埋め込みが負荷の場合はテキストをビットマップに変換する」の2点にチェックを入れて保存します。このデータで完成です。必ず一度ファイルを開いてレイアウトやフォントが崩れていないかどうか確認しましょう。

ただし、透明やぼかしの加工を行った場合、PDFの出力形式によってはその部分がおかしな状態でPDFが出力されてしまうこともありますので注意が必要です。

Microsoft Officeソフトを使用したデータで入稿することは、対応してくれる印刷会社も増え、近年では容易になってきています。ぜひ活用して、ご自身でデータの作成にチャレンジしてみてはいかがでしょうか?