どっちがいいの?既成伝票と自社オリジナル伝票

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御社でお使いの請求書は自社オリジナルの物ですか?それとも既製品を購入したものですか?

近年では100円ショップでも、請求書や領収証などを購入することも可能となりました。そのため、普段あまり使わない伝票類などは、印刷会社でわざわざ自社伝票を作成するよりもそういった大衆商品を購入する方が、コストが安くすみます。

では、既成伝票と自社でオリジナルに作成した伝票、実際はどちらがよいのでしょうか。

もちろん、すべての製品を自社オリジナルで作成したほうが統一性もありますし、作業効率の面でも良いのでしょう。

しかし、印刷会社に伝票の作成を依頼した際は、印刷用データの作成、印刷用プレートの出力、紙、印刷、加工等それなりのコストがかかります。あまり少数ですと、作成する経費も割高になるため、少数の伝票を数種類となると、コストもバカになりません。

もちろん、大量に使用する伝票に関しては、自社オリジナル伝票を作成した方が単価コストは抑えられますので、どのぐらいの量が必要なのかということも考えなくてはいけません。

そのため、既成の伝票と、印刷会社へ作成を依頼する自社オリジナル伝票とのバランスを考えながら、うまく二つを使用していくことが大切となってきます。

例えば請求書や領収証、納品書などの伝票は、主に対外的に向けた事務用品です。そのため、自社オリジナルで規格などが統一されている方が、企業アピールにもつながります。これらの伝票については、きちんと自社オリジナルの物を作成することをおすすめします。

請求書、領収証、納品書などに必ず押される企業の印鑑、企業名やロゴ、住所などの連絡先はあらかじめ印刷しておくことにより、その手間を省略することができます。

サイズや、形式、紙などをそろえることにより、印刷用データの作成の手間を抑えることができますし、加工などの規格も同じにしていればその分、仕上がりコストは低く収まるでしょう。

それに対して、社内で使用する保管証や、在庫表など伝票類は少数であれば自社オリジナルで伝票を作成するよりも、既製品を利用する方がコストは安く収まるということも大いにありえます。

ただし、既製品の伝票の場合は、あらかじめ項目の数や、仕様が決まっています。使用する際に著しく手を加えなくてはいけない場合などは、作業コストを考えると自社の帳票を印刷した方が結果的には安くつくこともあるでしょう。

また、近年では、請求書や納品書などは手書きではなく、パソコンからプリントアウトして使用するというところも増えてきました。その場合、無理に既製品や自社オリジナルの伝票を作成しなくても、データのテンプレートとして、共通の文字や印鑑などを作成しておくことによりそれらの部分も一緒にプリントアウトする方法もあります。

プリントアウトのコストの面との兼ね合いもありますが、仕様として入る共通の文字などが少ない場合は、このような方法もおすすめです。

それぞれの伝票の使用目的と、使用頻度、作業効率を考えながら、既成伝票と自社オリジナル伝票の作成をバランスよく利用していきましょう。