便利だけど、問題も多い!データ入稿の注意点

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DTPが普及されてきたことにより、印刷会社の入稿形式も、出力紙などではなくデータ入稿の形を取る印刷会社が大多数となってきました。

印刷会社に直接届けたり、郵送したりという手間もなく、メールやクラウドを使用して簡単にデータの送付が出来ることになったため大変便利になりましたが、その分トラブルも発生しています。

まず、セキュリティの問題です。あってはならないことですが、データ作成されたパソコンがウィルス感染しており、そのデータを開いた印刷会社全体のパソコンにウィルスが流入してしまったということも実際にあります。

このような場合、印刷会社だけではなく、データなどのやり取りのある他のクライアントなどにも被害が及ぶ恐れがあり、賠償責任に発展する可能性もあるため、データを送付する際は、ウィルスチェックなどは必ず行うようにしましょう。

次にデータの仕様の問題です。作成するデータは、発注する印刷会社で対応可能なソフトでしょうか?たとえば、ビジネスシーンでよく利用されるMicrosoft Wordですが、このソフトで作成されたデータだと、受け付けてもらえない印刷会社もあります。

ソフトのバージョンにも注意が必要です。同じソフトが入っていても、バージョンが違えばデータが開けなかったり、体裁が崩れたりする恐れがあります。そのため、データ作成の際には、印刷会社のソフトのバージョンも確認しておく必要があります。

基本的にはバージョンについては印刷会社がクライアント側に沿うよう対応してくれますが、あらかじめソフトとバージョンを伝えておくことにより、その後の作業がスムーズに進むことになるでしょう。

保存形式も十分確認する必要があります。印刷業界でよく使用されIllustratorですが、このソフトの保存形式は実に多岐にわたります。通常のai形式や、eps形式、pdf形式から画像にしてしまうJPEG形式など、様々あるのです。

もちろんソフトがあればデータを開くことができるので問題ないのですが、一部の保存形式ですと、データを自動的に画像化したりしてしまうため注意が必要となります。各会社で推奨されている保存形式がありますのでデータを入稿する前にチェックしましょう。

色も印刷の仕様通りになっていなければなりません。カラーなのか黒一色なのか、単色カラーなのかを確認しましょう。たとえば、見た目黒一色で作成されているように見えても、実際その部分のカラー比を見ると、CMYの色を混ぜて黒になっているように見える場合などもあります。

この場合、黒一色で印刷するのに、CMYという三色を使用して印刷するということになってしまいます。そうなると、コストや仕上がりに問題が出てきてしまうので、仕様通りに色の数を守ることが大切です。

また、フォントは必ずアウトラインをかけましょう。クライアント側にあるフォントが、印刷会社にもインストールされているとは限りません。もし、そのフォントが無い場合は、別のフォントに自動で置き換えられてしまいます。

そして、OSやソフトのバージョンの違いによって文字コードが異なったり、文字間の詰めが異なったりしますので、そういった部分でも体裁が大きく崩れてしまうこともあるのです。

そのため、仕上がりが意図したものとは全く異なった製品となるでしょう。そういった事態にならないようにするために、入稿データはアウトラインをかけて保存する事がセオリーになっています。

入稿データの仕様については、各印刷会社で細かく指定が決まっていることが多いです。入稿前には一度発注先の印刷会社へ確認をとってみることをオススメします。