STEP.1情報を収集整理し、原稿を作成するコツ

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印刷物と言ってもいろいろありますよね?名刺やチラシ、ダイレクトメールハガキなど外に向けた印刷物から、領収証や請求書、封筒など事務的なもの他にも、契約書などの重要書類、決算報告書や会社案内など様々なものがあります。

印刷物を印刷会社に発注しようとするとき、一番初めに考えなくてはいけないことは、何を作るのかということです。それが決まると、次は、その印刷物を作るための材料を集めなくてはいけません。

こんなイメージで作りたい!というものがあれば、見本を準備するのも良いかもしれません。誰かに文章を考えてもらう必要がある場合は、前もって文字数なども指定してお願いしましょう。

決算書などの場合は、正確なデータや税理士などの監査報告書なども必要となることもあるので、早めの準備が大切です。

名刺の場合は、必要な情報を整理しましょう。通常、名刺には社名や住所、電話番号など会社情報と、氏名、役職、携帯電話番号などの個人の情報を記載します。これらを分かり易くデータ化などをしていると、印刷会社に発注する際に便利です。

チラシやダイレクトメールの場合は、どの情報を載せるのかということを決めることが重要となってきます。せっかく作るのだからとたくさんの情報をアピールしたくなるものですが、印刷されるスペースは限られています。その中に大量の情報を詰め込んでも、読み手はその情報量の多さに読むことを放棄してしまうでしょう。

発信したい情報を集めたら、その情報に優先順位を付けていく作業をしていきます。仕様やスペースによって、どこまで情報を載せるのかということを取捨選択していくのです。こうすることにより、伝えたい情報をより確実に発信することができます。

写真やイラストなどを使用したい場合は、それらの画像も集める必要がありますが、注意が必要です。人物などが写っている場合は、必ず当人に掲載許可をとりましょう。勝手に写真を使用すると、後々問題に発展しかねません。

画像にも著作権がありますので、画像を集める際にはよく注意しましょう。くれぐれも他人の作成した画像を勝手に使用することのないようにしなくてはいけません。

画像は、取り込みが必要な場合は、取り込み料金が発生することがあります。出来るだけデータで集める方がコスト的に良いでしょう。

文章などもどこかからの無断転載などは厳禁です!オリジナルのものか、著作権の無いものを使用するか、引用なら引用元の記載または、許可を得る必要も出てきます。

文字原稿は、テキストデータ化することをオススメします。手書きのものや打ちだしのものの場合は、どうしても文字の打ち間違いが起こる可能性を否定できません。自らテキストデータを準備することにより、文字間違いのリスクは大幅に減らすことができます。

また、画像データや文字データのファイル名は誰が見ても分かり易くしておくと、印刷会社に依頼した際の行き違いなどが起こる可能性は低くなるので、この作業も重要になってきます。